Lưu trữ số - ‘hành trình’ bắt buộc vì Quốc gia số

Đó là khẳng định của ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Hội nghị Lưu trữ số -The Next in Archive do Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam và FPT IS phối hợp tổ chức mới đây.

Hội nghị này được xem là sự kiện tiên phong trong hành trình chuẩn bị thực hiện các nội dung đáp ứng quy định về lưu trữ số tại Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 vừa được Quốc hội thông qua. Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2025, đòi hỏi sự chuẩn bị sẵn sàng và thay đổi toàn diện trong công tác lưu trữ ở tất cả các đơn vị, tổ chức liên quan.

Theo ông Đặng Thanh Tùng, đây là hội nghị lớn đầu tiên triển khai nội dung liên quan tới Luật Lưu trữ năm 2024 và phần khó nhất của Luật là lưu trữ số.

Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và truyền thông. Vì vậy, lượng dữ liệu khổng lồ được tạo hàng ngày đặt ra yêu cầu cấp thiết về một giải pháp lưu trữ hiện đại, hiệu quả thay thế lưu trữ thủ công - phương pháp tiềm ẩn nhiều nguy cơ như tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng... dẫn đến mất mát và không có khả năng phục hồi.

Ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phát biểu tại Hội nghị

Luật Lưu trữ năm 2024 quy định rõ yêu cầu về chuẩn hồ sơ, tài liệu lưu trữ số. Đây chính là "hồi chuông" thúc giục các doanh nghiệp, tổ chức công nghệ vào cuộc để góp phần thúc đẩy chuyển đổi số lĩnh vực lưu trữ.

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ, ngành lưu trữ Việt Nam đang đứng trước những yêu cầu rất mới trong việc quản lý, bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

"Vì vậy, chúng tôi nhận định việc chuyển đổi số trong Nhà nước và trong từng tổ chức, doanh nghiệp đối với hoạt động lưu trữ là cấp thiết, không thể trì hoãn và cần phải thiết thực, hiệu quả, khả thi trên cơ sở bảo đảm hạ tầng pháp lý rõ ràng cũng như hạ tầng công nghệ và kỹ thuật tương thích, cùng với nguồn nhân lực sẵn sàng đáp ứng đúng các yêu cầu của nhiệm vụ chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ hiện tại và tương lai", ông Hoàng Quốc Tuấn, Chủ tịch Hội Văn thư lưu trữ Việt Nam chia sẻ.

Ở bài toán lưu trữ quốc gia, hiện nay, nền tảng Lưu trữ số quốc gia được xây dựng theo tiêu chuẩn ISO -14721 đã được triển khai ở nước ta. Đại diện đơn vị công nghệ, ông Nguyễn Hoàng Minh, Tổng Giám đốc FPT IS chia sẻ, chuyển đổi số nói riêng và lưu trữ số nói chung đã và đang trở thành yếu tố không thể thiếu trong sự phát triển của mọi tổ chức và nền kinh tế, đặc biệt khi đến năm 2050 số lượng tài liệu lưu trữ được dự đoán sẽ tăng lên 1.000 lần. 

FPT cam kết và sẵn sàng song hành cùng các đơn vị trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả giúp thực hiện công tác lưu trữ số, vừa đúng pháp luật vừa kiến tạo giá trị mới cho các bài toán chung về Chính phủ số, Quốc gia số.

Những thách thức đặt ra

Theo TS Nguyễn Thị Chinh, Trưởng phòng Quản lý văn thư lưu trữ II, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước, các quy định về kho lưu trữ số là phần quan trọng để các bộ, ngành, địa phương triển khai lưu trữ số. Đây là một kho dữ liệu chuyên dụng gồm 3 cấu phần quan trọng: hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu và tài liệu lưu trữ.

Trong đó, hệ thống phần mềm được thiết lập nhằm thực hiện các hoạt động thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Về tiêu chuẩn, các gói tài liệu lưu trữ số cần tuân thủ và đáp ứng chuẩn SIP (gói tài liệu nộp), AIP (gói tài liệu lưu trữ), DIP (gói tài liệu sử dụng) cũng như mô hình lưu trữ số theo tiêu chuẩn ISO 14721.

"Các đơn vị cần nắm rõ các quy định về tiêu chuẩn tài liệu số để lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp, bảo đảm thuận lợi cho việc kết nối liên thông và chia sẻ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam", TS Nguyễn Thị Chinh nhấn mạnh.

Đánh giá về các thách thức và vấn đề tồn trọng trước bài toán lưu trữ số, TS Chinh cho rằng, trong khi bài toán về nền tảng Lưu trữ số Quốc gia đã nhận được lời giải thì bài toán đặt ra cho các đơn vị, doanh nghiệp vẫn còn đó, trở thành vấn đề trăn trở. Hiện, nhiều tổ chức chưa có hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ, trong khi tài liệu đã được số hóa nhưng chưa được khai thác và phát huy giá trị đáp ứng nhu cầu thông tin của xã hội.

Cùng góc nhìn này, PGS.TS Vũ Thị Phụng, Phó Chủ tịch Hội Văn thư lưu trữ Việt Nam đưa ra những vấn đề đáng suy nghĩ. 

Theo PGS Phụng, nhận thức về lưu trữ số trong các đơn vị còn hạn chế và lúng túng. Việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ số đang chưa có sự đồng bộ giữa đơn vị công nghệ và đơn vị chuyên môn trong các cơ quan. Với trình độ chuyên môn, số lượng nhân lực và ngân sách chi cho hoạt động lưu trữ còn hạn chế, các vấn đề về nhập liệu, chỉnh lý và số hoá, xác thực bảo mật theo quy định Luật lưu trữ (sửa đổi) 2024 mới ban hành là các bài toán đầy thách thức mà các đơn vị cần có hành động và sự chuẩn bị kịp thời ngay từ bây giờ. 

Các đại biểu và khách mời tham quan trải nghiệm tại triển lãm công nghệ trong khuôn khổ Hội nghị

Lời giải chuyên môn và công nghệ 

Luật Lưu trữ năm 2024 mở ra một thay đổi toàn diện trong công tác lưu trữ, đặc biệt gắn với bài toán lưu trữ số và sự tham gia của công nghệ. Tại sự kiện, với tư cách là đơn vị đối tác công nghệ đồng hành cùng các bài toán của quốc gia, địa phương trong 30 năm qua, các chuyên gia FPT IS đã đưa ra các góc nhìn công nghệ và giới thiệu các giải pháp đảm bảo lưu trữ lâu dài hồ sơ, tài liệu có chữ ký số, Lưu trữ số ứng dụng giải pháp ArchiveNex, Giải pháp số hóa dữ liệu FPT - iSoma… 

Ông Nguyễn Trung Hiếu, Giám đốc Giải pháp Lưu trữ số ArchiveNex – FPT IS cho biết, phần lớn các cơ quan, tổ chức đang chưa có hệ thống số hoá và quản lý lưu trữ có kiến trúc phù hợp đảm bảo cả 3 mục tiêu: lưu trữ an toàn, bảo quản lâu dài, khai thác hiệu quả.

Để giải quyết vấn đề này, FPT IS đã xây dựng giải pháp phần mềm ArchiveNex dựa trên kinh nghiệm xây dựng nền tảng Lưu trữ số Quốc gia đảm bảo tuân thủ mô hình OAIS - ISO 14721:2012 đạt chuẩn thế giới.

Cụ thể, ArchiveNex đảm bảo hỗ trợ từ khâu tiếp nhận, bóc tách dữ liệu phục vụ biên tập thông tin tài liệu, giúp tổ chức quản lý lưu trữ hiệu quả hồ sơ lâu dài tới khai thác và truyền nộp thông tin liên ngành hoặc tới các tổ chức lớn. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi lưu trữ số an toàn, bảo mật tuyệt đối; đảm bảo khả năng tìm kiếm, truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác cùng khả năng phục hồi cao và tính tương thích với các hệ thống khác nhau thông qua NAS, SAN, API, S3…

Để đầu vào dữ liệu lưu trữ được số hóa chuẩn từ nguồn, FPT IS cũng đã sẵn sàng giải pháp số hoá dữ liệu iSoma - số hóa tài liệu giấy, hình ảnh, âm thanh, bản sao số các di sản văn hóa đa dạng quy mô, với dịch vụ xử lí số trên nền tảng số hoàn chỉnh, từ bước phân tích nhu cầu lưu trữ đến tạo nội dung với các công nghệ AI tiên tiến nhất. Dữ liệu đầu ra được thể hiện đa dạng cách thức như các ấn phẩm in, thiết bị điện tử - web based và cả trên môi trường thực tế ảo. 

Với các góc nhìn song hành của nhà quản lý, nhà chuyên môn và nhà công nghệ, sự kiện có ý nghĩa khởi xướng và mở ra những hướng đi mới hiệu quả cho công tác lưu trữ tại các đơn vị, tổ chức trên toàn quốc.

HM